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        科技檔案管理學精選(五篇)

        發布時間:2023-10-12 15:35:54

        序言:作為思想的載體和知識的探索者,寫作是一種獨特的藝術,我們為您準備了不同風格的5篇科技檔案管理學,期待它們能激發您的靈感。

        科技檔案管理學

        篇1

        關鍵詞:科技檔案;科學化;發展

        中圖分類號:G271 文獻標識碼:A

        當今世界已進入知識經濟和信息時代,信息已成為比資產更為重要的戰略資源。檔案作為一種信息資源,作為企業生產、技術科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作,同時作為與企業同步發展的無形資產,在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。

        一、檔案管理工作的困難和重點

        1、大多數人對檔案管理工作的重視不夠

        許多人認為檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫,然后把檔案放在檔案室里存檔和分類,定期整理和補查,需要用時取出即可。大多數人由于對檔案管理工作缺乏認識和研究,誤以為檔案管理工作就是以上的簡單流程,所以對其不夠重視,認為這是一項簡單的工作。正是這種錯誤的觀點,才導致了檔案管理工作的長期停滯不前,更新緩慢。其實檔案管理工作并不是把資料放到資料室正確的位置就可以了。檔案管理工作在許多人看來只是普通的事務性工作,而不是單位的主要工作和重點工作。這需要我們認真審視,正確看待檔案管理工作,承認其重要性。檔案管理工作是整個單位工作的基礎和根基,正是這項工作有條不紊的進行,才為整個單位工作的順利進行提供了有力保障。檔案記錄了單位以及公司工作人員的基本情況和相關個人資料,還記錄了單位和公司的相關工作數據和大量重要信息,所以加強對檔案工作的重視程度是十分有必要的。

        2、檔案交接制度不嚴謹

        每年,巨大的檔案變動、更新、調取和維護工作確實是檔案工作的重點和難點。檔案的分類和存檔并不困難,最容易出亂的環節就是檔案交接時。如今,大多數單位的檔案交接制度不夠嚴謹,導致許多檔案在交接時出現錯亂和丟失,這樣的局面是我們不想看到的,因為檔案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義,而且檔案的重新填寫和彌補是很復雜和費時的,會嚴重耽誤單位工作的正常進行。在交接時,交接雙方都應認真對待檔案交接工作,一絲不茍地完成交接任務。檔案管理工作者更應該負起重要責任,告知調取和變動檔案的人員相關規定,敬告擅自調取或是刪改檔案的嚴重后果和所應負起的法律責任,做到完成本職工作的基礎上,時刻以單位利益為重,重視檔案交接工作。

        3、許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務

        很多人由于缺乏對檔案的重要性認識,在面對檔案工作時只是應付而已,甚至對本人的檔案都不夠重視,沒有充分考慮到檔案對今后工作的重要性和廣泛應用性,等到真正需要檔案時,才發現檔案不完整或是沒有及時更新,以至于影響了正常工作需要和職位調度,給檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不夠,許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務。在今后的工作中,檔案工作人員需要及時明確的告知檔案持有人有關檔案的相關事項,明確檔案持有人的責任和不重視檔案可能造成的不良后果,告知前來調取和填寫檔案的人員應該如何填寫,并告訴他們應認真誠實的填寫相關檔案,如果不認真對待就會造成嚴重的后果,想要彌補就會變得很麻煩。

        4、當前的檔案管理工作不夠現代化和信息化

        多年來,檔案管理工作依然是以紙質做為檔案的重要載體,以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時容易丟失,也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時需要分類,分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里,等到需要用時不能迅速的發現。檔案的存儲需要檔案室,檔案室不宜過濕,不然容易引起紙質的檔案發霉或發潮,導致檔案失真,檔案室需要密閉,并且要防火防潮。由此可見,這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力物力,而且對于檔案的準確性也很難保證,容易丟失和遺漏,一些不可預知的事件很容易導致信息的丟失。當前的檔案管理工作急需引進現代化和信息化較強的技術來應帶這種局勢,比如電子信息技術的應用。電子信息技術借助電子管理技術和相關程序應用,以電子計算機為硬件設備,以網絡技術為先導,能夠有效的提高檔案管理工作的實效性,加強檔案管理工作的技術應用性和各類工作的效率。電子信息技術能夠克服陳舊的檔案管理工作的缺憾和不足,比如電子信息技術可以省去檔案室的存在,將大量數據和檔案存儲在電腦中,保存完好,節省了人才財力的同時,也增加了檔案管理的安全性和簡易性。

        二、檔案管理工作的科學化發展

        1、強化檔案管理意識,嚴格檔案管理程序

        強化每一名檔案管理管理工作者的管理意識,養成嚴謹認真的工作作風。同時在硬件設施上完善檔案管理設備,每個單位都應配備單獨隱蔽的檔案庫房,庫房內加裝空調、除濕機、檔案密集架和電腦等所必須的應用設備和管理配件。為加強檔案信息化發展,應在檔案管理程序中引進計算機管理軟件,充分發揮計算機技術的應用。

        2、檔案交接嚴格按程序進行

        檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作,稍有不慎就有可能導致檔案丟失或失真,所以交接時應嚴格按程序辦理。檔案交接的正確手續應是:一是對所保管的檔案進行一次全面清理,做到賬務相符;二是對借出的檔案要及時催還;三是對未整理的零散文件材料要分類存放,應清理沒有的材料,整理可靠的文件,匯編成案,認真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進行檔案交接工作,才能確保檔案交接工作的順利完成。

        3、健全檔案管理制度

        健全檔案管理制度時應按照規范的操作流程,杜絕檔案在操作過程中可能出現的風險。首先應加強檔案管理人員的職業道德意識和安全操作規范培訓,使檔案管理員具備較高的職業操守,同時通過規范的操作,杜絕在人員操作的過程中出現不該出現的漏洞。其次,應盡量統一各單位檔案存儲的格式、統一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。

        4、建章立制,有章可循,規范操作

        如今,不同的單位在檔案管理工作上的規定和標準各不相同,甚至許多單位缺乏規定和標準,這大大降低了檔案管理工作的標準化程度,造成工作效率低、檔案質量參差不齊的現象,這大大減弱了檔案的存取與調配的效率,也影響了檔案管理信息化發展進程,更降低了檔案的應用。所以,建立相關制度規范檔案管理工作迫在眉睫,加強制度的建設和章程的規范需要提出標準化的檔案管理工作流程,這個流程應符合實際工作的需要。統一了規范和章程后,需要檔案管理工作部門和工作人員的認真遵守,規范其操作流程,認真細致的工作。做到有章可循。在調取、更新和存儲檔案時更應該加強規范性,避免錯誤的發生。

        三、結語

        檔案工作的重要性和根本性要求人們必須加強對其管理,更新檔案管理的理念,實現其科學化、制度化、規范化。每一位檔案管理工作者應自覺肩負起自身的責任,做到工作上一絲不茍,思想上始終以單位利益為重,在日常工作中應該加強宣傳,告知檔案持有人檔案工作的重要性。檔案管理工作人員應加強自身的文化水平,能熟練的掌握電子信息技術,將電子信息技術有效的應用到自身的工作之中,提高工作效率,完善檔案管理的安全性和熟練性。在檔案管理的道路上,我們還有很長的路要走,我們需要加強信心,不斷進取。

        【參考文獻】

        [1] 張公諸。質量管理學[M].上海:高等教育出版社

        [2] 林志航。計算機輔助質量系統[M].北京:機械工業出版社

        篇2

        (一)醫學科技檔案的專業性較強

        考慮到現代醫學學科門類繁多、交叉領域廣泛,因此醫學科研的課題也是按照各專業門類來進行分配的。如在臨床醫學研究中,可以細分為內科、外科、婦科、兒科等不同的科目;而在基礎醫學研究中,又可以根據研究對象的不同分為生化、病理、藥理等專業。而醫學科研活動都是在相應的專業科目內進行的,很多時候這種科目分類還可能進一步細化。這就造成醫學科研內容的專業性很強,相應的醫學科技檔案的專業性也較強。

        (二)醫學科技檔案專題突出,系列化強

        醫學研究方式不同于其他學科,其一般都是突出地以一個特定的專題作為研究對象。而且在對該專題進行研究時,著重從不同側面、不同層次展開系列化、完整性的研究。這就使得相應的醫學科技檔案具有專題性強、重點突出的特點。同時,對研究對象的多層次完整化研究,需要形成一套完整的、成套化的科技文件資料。這些檔案資料層次分明但又聯系緊密,可以作為一個系列進行利用。

        (三)醫學科技檔案的學科綜合性強且項目協作多

        醫學科學研究范圍非常廣泛,其跨學科、跨專業現象非常普遍。作為一門綜合性很強的學科,醫學研究本身就包含了眾多的專業門類。同時在新形勢下,大量的新興科學技術和專業不斷涌現,各學科的研究前沿領域正在不斷發生交叉融合,醫學研究也不例外?,F代醫學為了進一步發展,需要更多地利用別的學科領域的有利條件,加強彼此的協同合作。特別是現在許多醫學科研課題的綜合性非常強,需要匯集多個學科的知識進行研究攻關。這些反映到醫學科技檔案,也使其具有學科綜合性強且項目協作多的特點。

        (四)醫學科技檔案載體形式多樣且數量龐大

        醫學研究由于其獨特的研究方法和研究對象,造成研究結果的記錄和保存方式多種多樣。例如,醫學研究可以通過保存對象的標本或其組織切片來直接記錄研究結果。同時,又可以利用各種音視頻資料、化驗單及儀器檢測結果來間接保存。因此,醫學科技檔案資料的形式多樣,記錄醫學科研成果的載體也非常豐富。

        (五)醫學科技檔案具有保密性

        醫學檔案資料與醫學科研成果密切相關。作為醫學檔案記錄的主要對象,醫學科研成果往往包含了研究人員的心血和付出。這些成果具有知識產權,在一定時間和范圍內必然要受到法律的保護。因此,對于記錄了具有特殊價值的醫學報告、臨床資料及相關的文獻等檔案資料,需要根據國家保密法為其設置相應的保密等級,確保這些醫學科技檔案在充分發揮其使用價值的前提下,具有一定的保密及限制保護措施。醫學科研檔案管理的主要工作是對有關醫學研究的資料、成果等進行收集、系統分類和編研,其基本原則一方面是要確保醫學科技檔案的完整性、系統性和安全性,另一方面要最大程度地開發好、利用好醫學檔案的價值,為醫學事業的發展、社會的進步以及人類的健康提供幫助。

        二、以用戶需求為最終目的的醫學科技檔案管理方式的建立

        為此,依據本部門的工作狀況,并結合筆者多年的科技檔案工作經驗,理解相關文獻,對以用戶為最終目的的醫學科技檔案管理方式的建議和探索提出了幾點建議。

        (一)提高檔案意識

        有意識才會有自覺的行為,才會有目的的行動。首先,我們需要提高相關工作人員的檔案意識,不僅需要重視檔案的保存和管理,更需要對醫學科技檔案的利用價值有明確的認識。檔案管理部門要更新服務模式,努力開發醫學科技檔案資源,并建立相應的平臺(如數據庫和網站等),為檔案利用者提供更好的服務。此外,檔案室還應積極主動地向外界宣傳館藏信息,讓更多的人了解可利用的檔案資源,以廣泛吸引潛在的檔案利用者,使檔案的利用價值發揮到最大化。

        (二)完善管理體制

        所有的行為必須要有規范,而管理體制就是這些規范的保證。要提高醫學科技檔案的利用效率,就必須要提高檔案管理水平。健全的管理體制,是醫學科技檔案管理水平和利用效率的有力保證。立足于檔案利用者的實際需求,建立健全檔案服務機制,豐富檔案利用服務手段和方法,為各類人群提供多樣和個性化的服務。我國各檔案室為人們提供的服務主要有檔案信息查詢、借閱以及信息加工等,相對比較單一,也不夠簡便。將信息技術應用于檔案利用服務中,可以使得檔案信息的查詢和利用更加方便,也更符合當代人們獲取信息的習慣,可以有效地吸引更多的科研人員、醫務工作人員等用戶人群,提高檔案的利用效率和服務質量。

        (三)加強檔案室基礎建設

        無論是保存、管理還是利用,基礎建設都很關鍵。加強檔案室基礎建設也是提高醫學科技檔案利用效率的有力措施。各檔案管理部門應采用多種手段強化基礎建設,為檔案利用者提供更便利的條件。本文認為應該從以下幾個方面加強檔案室基礎建設。

        1.優化檔案室環境

        安靜、整潔的環境可以讓醫學檔案利用者更專注地研究檔案中的資料和信息,而寬敞明亮的場所也使檔案室可以同時為更多的用戶提供服務。在合適的地方為用戶們提供打印、復印等服務也可以為有需要的檔案利用者提供便利。

        2.增加館藏資源儲量

        隨著醫學科技的不斷發展,一些醫療實踐中產生的醫學科技檔案資源已經遠遠不能滿足一些科研人員的需求。各檔案室應注重資源共享,引進代表國內先進水平的重要檔案資料供研究者使用。

        3.充分利用現有科技,提高檔案利用效率

        檔案資源數字化、信息化是未來醫學科技檔案發展的必然趨勢。將信息技術應用到檔案管理中可以顯著縮短檔案利用者查詢相關信息的時間,獲取資源也變得更為簡便。通過建立專門的檔案資源網,人們可以通過網絡遠程檢索和利用檔案室內的資源,而不用到檔案室,省去了不少麻煩。檔案利用效率得到了提高。

        4.對檔案進行科學合理的分類

        科學分類可以使用戶的檢索更加準確快速。檔案室應充分了解各個檔案的內容,并從多角度對其進行分類。對于醫學科技檔案,應根據專業、學科的差別對其進行詳盡的分類,并以此為基礎,建立功能全面的檢索系統。通過這種方式,檔案利用者可以對各類檔案有初步了解,并根據自身需求,準確定位需要查詢的檔案資源,避免了無謂的時間浪費。

        (四)調整檔案編研體系

        提高醫學科技檔案的利用效率還需要重視檔案的編研工作。信息時代的快節奏對于醫學科技檔案的編研提出了新要求。檔案管理者需要充分發掘醫學檔案的潛在利用價值,并根據當時的醫學研究發展情況,適時提出相關編研課題。在此基礎上,通過挖掘各類檔案信息資源,編研出一系列具有高利用價值的成果。這些編研成果應具備高度的實用性,可以對醫學科研和醫療實踐進行指導。

        (五)重視人才培養

        信息時代的到來帶來了知識大爆炸,現代科技的發展深刻影響到人類社會的方方面面,知識型管理人才是強化醫學科技檔案管理水平,提高檔案利用效率的重要基礎。隨著檔案信息化的進程不斷加快,新形勢下的檔案管理人員需要及時了解和掌握新技術的發展狀態,不斷擴充自己的知識面,全面提升自身素質,才能應對快速變化的檔案管理局面,提高醫學科技檔案的管理水平。醫學科技檔案包含的信息量豐富,只有熟練掌握了信息技術和計算機網絡技術,才能更好地建立和利用醫學科技檔案數據庫和檢索系統,幫助科研人員迅速準確地搜索到其需要的信息,提高檔案利用效率。

        (六)建立面向用戶的新型應用平臺

        篇3

        如2008年中國“汶川大地震”,使得大量的檔案資料因為掩埋而遭受重創,給經濟和社會發展帶來嚴重的不利影響。2011年3月,澳大利亞的昆士蘭州遭受持續的雨襲擊,致使一部分公共機構及商業機構的檔案文件受到一定程度的損毀,不過這些機構都能夠科學有序地對于已經受損的檔案進行及時有效的搶救與修復。其中發揮積極作用的,就是澳大利亞國家檔案館的檔案搶救應急預案。所以,我國各級檔案部門要積極地預防和應對各類突發事件,必須不斷地提高檔案應急預案的管理能力與水平,盡可能地降低各類突發事件對于檔案的危害程度,只有這樣,才能有效避免和降低檔案人員與各類檔案信息可能遭受的損失。

        1 加強應急預案管理是檔案部門成功處置各種突發事件的基礎和保證

        檔案的應急管理是指檔案部門通過對于自然界與社會所產生的各類突發事件的原因、經過與后果進行綜合分析,在有效整合檔案領域當中有關資源的基礎上,建立的一整套積極應對各類突發事件的事前防范、事中反應和事后處理的管理程序和手段。檔案應急管理通常具有突發性和非程序性的特點,但同時又必須滿足預見性、系統性和創新性的要求。所以應急預案也是成功處置各種突發事件的基礎和前提。

        1.1 加強應急預案管理屬于檔案安全的最迫切要求。在過去,世界很多國家的珍貴檔案資料,都曾經遭受自然和人為災害的毀滅性打擊,產生了巨大的難以估量的損失。如2001年發生在美國的“9?11”恐怖襲擊事件,讓位于世貿中心的很多金融機構的計算機數據檔案瞬間被毀。而各類頻發的突發事件,不僅增加了檔案管理的難度,也為檔案安全管理敲響了警鐘。這就迫切要求各級檔案部門必須展開積極的行動,不斷加大應急預案的管理力度,以便于應對各類突發事件的發生。

        1.2 應急預案管理能夠提升檔案部門的應急管理能力。實踐證明,應急預案是積極應對各類突發事件的重要手段,各級檔案部門通過制定和建立完善的應急預案體系,從而規范檔案部門對突發事件的應急處理能力,不僅有利于使各級檔案管理人員在工作過程中樹立高度的風險防范意識,而且有利于及時鑒別和處理各類檔案的安全隱患,并增強應急管理工作的能力,在針對突發事件的應急處置上,在應急預案的各個環節上,都能做到未雨綢繆,并提高應急決策的主動性、時效性與科學性要求。

        1.3 應急預案管理可以增強檔案安全體系建設的保障力。2010年5月12日,國家檔案局局長兼中央檔案館館長楊冬權在全國檔案安全體系建設工作會議上提出,“要建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”,并根據《檔案工作突發事件應急管理辦法》與《檔案館防治災害工作指南》等規定,明確要求我國各級檔案管理部門,必須重視應急預案在檔案安全管理體系中的重要位置,并明確了各級檔案管理部門完善應急預案管理標準和要求。這也表明,強化檔案應急預案的管理工作,能夠促進檔案安全體系的構建,并為提升檔案管理安全增強保障力。

        2 國外應對檔案管理突發事件的有效設計

        2.1 重視檔案工作人員的責任與分工。在檔案部門應急預案體系的建設過程中,國外非常重視檔案人員的分工和合作,檔案館(室)的工作人員隊伍通常非常精簡,因此,要求各工作人員在平時的檔案管理突發事件中,各項預防工作和應急處理都非常明確。如加拿大溫莎大學所制訂的檔案防災減災計劃把檔案工作人員分成三類,分別是災害預防小組和災害行動小組以及災后恢復小組,分別負責在檔案災害發生前的預警預防、災害發生時的應急救援以及災害后期的檔案修復工作,并且均依據不同的職責而有針對性地開展有關培訓工作。

        2.2 加強檔案部門可能遭受的災害研究力量。在國外,檔案部門比較關注可能面臨的災害和突發事件研究,并熱衷于突發事件對檔案建筑和館藏檔案造成的危害,并高度重視各項預防策略。如美國檔案機構就非常重視自檔案館(室)建筑和應急設備以及應急人員培訓等各個方面來采取措施,以便于更好地降低對檔案機構的各種危害。在2008年舉辦的國際檔案大會上,日本某檔案學界專家曾指出,對于文件管理機構來說,預防和及時處理突發事件,是保護檔案文件資料安全的重要措施。全部文件保管設備都應當在緊急狀況時,確保檔案實體不會遭受嚴重的損壞。

        3 目前檔案部門在應急預案管理工作中所存在的主要問題

        3.1 檔案應急預案的嚴重缺失,管理體系不夠健全和完善。目前,很多檔案部門對于突發事件的應急重視不夠,很多還是缺乏高度的防范意識,即使制定有應急預案,在體系上還很不健全,甚至有很多的檔案管理部門,根本就沒有制定出相應的應急預案。另外,大部分的檔案部門也大都將重點放在自然災害的應急預案制定上,往往忽視了事故災難、社會不穩定事件和網絡沖擊等應急預案的制定,比如對于網絡侵入和篡改等方面的威脅甚至沒有絲毫防范意識,這就出現了檔案部門應急預案體系不夠健全和完善的狀況。

        3.2 應急預案內容空洞,風險評估體系不夠合理。 現階段的各級檔案部門,在應急預案的內容方面,大多是因為僅僅注重形式而脫離實際,并且存在著相互抄襲的現象,結果造成在操作時受到很大的局限性。另外從總體范圍看,由于很多檔案部門尚沒有完善的檔案風險等級評估體系,還沒有進行檔案的安全分級管理,這就造成在各類檔案的實際存放過程中,往往忽略將珍貴、重要的檔案進行集中存放,這樣一旦出現突發事件,就會亂成一團,反而使珍貴的檔案得不到及時搶救,造成巨大損失。

        3.3 沒有明確的獎罰標準,缺乏行之有效的績效考核機制。在各級檔案部門已經公布的應急預案中,很多缺乏檔案應急管理的績效考核機制,這樣就會對于考核標準的界定不夠明確,缺乏績效考核的標準和獎勵機制,檔案應急管理工作的積極性與成就感就會明顯下降。而應急預案中由于缺乏科學的懲罰機制,主管部門對于失職人員的懲罰沒有依據,無法實現績效考核的公正和公平,使各項工作難以推進。

        3.4 應急預案的演練流于形式,其聯動能力缺乏協調和統一。目前,許多檔案部門還處在“紙上談兵”階段,不能夠實現應急預案的演練和應急聯動能力的密切聯系。而事實上,應急預案的演練不足,則應急聯動的能力就必然較弱,結果造成檔案應急處置中出現“不聯不動,聯而亂動”的混亂現狀。在電子檔案信息應急處理方面,往往在廣域網外部線路中斷、局域網中斷,以及檔案館業務管理系統出現了嚴重漏洞,而造成業務數據錯誤和操作失誤時表現得束手無策。這在實踐中也必然會降低應急效率與水平。

        4 檔案部門應急預案管理體系的科學設計與構建

        4.1 加快檔案應急預案管理的職能和組織建設。要組建應急預案的編制隊伍,具體負責應急預案的各項管理工作。要明確預案編制小組的具體職能,不僅要確定預案編制小組的人員和職責,而且對于編制應急預案的目的、類別、范圍和適用等還要做出明確闡述。至于編制小組的組成,最好邀請相關政府部門的應急管理人員參加,通過廣泛參與和相互協作,真正實現明確分工,高效運行。

        4.2 提高檔案管理內在風險的監控,及時排除安全隱患。當前檔案管理中存在的潛在風險,大部分可以從自然因素與社會因素兩個方面進行評估和預測。在特殊時期,檔案信息技術部門還要加強對網站、網絡運行和信息安全突發公共事件密切相關信息的收集整理與持續的監測。同時,還要從檔案部門的自身出發,及時排除檔案管理過程中所可能存在的各類安全隱患,只有這樣,才能有效降低風險因素產生的可能。

        4.3 重視檔案應急預案的編制,努力完善應急預案的管理體系??茖W嚴密的應急預案,能夠讓檔案部門的各項應急管理做到有條不紊和有章可循。檔案部門在組織應急預案的編制時,應當對內容框架進行科學設置,并明確應急預案編制的目的和依據及實施的范圍,力爭所制定出的應急預案,可以應付所有的突發事件發生。同時,對于檔案信息系統可能出現的突發事件,其應急處置預案應當盡可能細化,比如,在檔案館官方網站或者微博中,出現非法言論和黑客攻擊事件以及網絡病毒感染等,都有積極的應對措施。只有這樣,才能在確保應急預案擁有完善運行體系的基礎上,充分地發揮出積極功能和作用。

        4.4 積極開展應急演練活動,以檢驗檔案應急預案的效果。實踐證明,積極開展應急演練,是考驗應急預案科學性和可行性的最有效方式。所以,在檔案安全應急演練開始以前,應當預先熟悉已經編制的預案,充分了解該演練所主要考核的各項技能,盡可能地掌握該演練的組織策劃和進度控制等演練模擬方案的要點。應急演練結束后,還應當迅速針對應急預案的效果進行科學全面的評估,從而確定是否需要進一步修訂和完善。只有通過這種方式的應急演練,才能檢驗應急預案的可行性,同時有效提高檔案部門的應急救援水平。

        篇4

        關鍵詞:農業科技;項目檔案;科學管理

        進入新世紀,隨著科學技術的不斷進步和改革的不斷深化,科研檔案的管理工作也發生了變化。農業科技檔案是科研管理的重要組成部分,因此農業科技檔案管理工作怎樣適應新機制的需求及怎樣加強農業科技檔案科學管理成為科技檔案工作者的重要任務。農業科技檔案,在振興農村經濟中有憑證、參考、借鑒作用,使農業檔案的信息資源有效開發出來,轉化為直接生產力,對提高農業經濟效益和新農村建設起到了關鍵的作用。提高農業科技檔案管理工作水平,在搞好農業科技檔案管理信息資源的充分利用以及加快促進知識創新和農業科技快速發展中扮演著重要角色。為此,針對農業科技檔案的科學管理進行了研究,提出了幾點加強農業科技檔案的科學管理方法有效措施,從而保證科技檔案的規范、完整、系統、全面。

        1提高對農業科技檔案的認識

        隨著“科技是第一生產力”廣泛宣傳,科技檔案管理工作也顯得日益重要。農業科技檔案是記述和反映在農業生產過程中的科學研究、生產服務、技術培訓記錄等活動,經過檔案人員整理并歸檔保存的有價值的重要科技文件資料。具體說,農業科技檔案就是科技人員在生產、科研及技術推廣活動中衍生出來的成果,是農業科技檔案的重要組成,具體包括文字資料、計算圖紙、圖片(照片)、音像資料、實物標本等。農業科技檔案的主要特點是,工作大部分都是在田間地頭第一線上進行,因此所研究的數據內容和分類也較復雜,而且農業生產的周期比較長、數據采集量大,從生產開始到中期、末期,所有數據都得記錄、所有圖片都需要保存,這就使農業科技檔案的形成、積累有了一定的難度,同時農業檔案的收集、保存工作做得規范與否,直接關系到農業科技檔案的完整性和有效性。只有把農業科技檔案管理的基礎工作做好,才能充分發揮科技檔案的作用,使之更好地為科技發展提供服務。要根據實際工作情況,制訂出詳細可行的農業科技文件及檔案的歸檔范圍,讓檔案管理者清楚地明白上報歸檔的材料是什么、要求是什么,認真對農業科技檔案進行收集、保存和利用,使農業科技成果更好地被交流和利用,為科研工作提供高質量的信息資源[1]。

        2農業科技檔案科學管理的主要標志

        按照“走上去,走下去”“引進來,放下去”的理念積極鼓勵大專院校與農業企業進行合作,甘當農業科技成果轉化的“紅娘”,大部分科研院所都有很多的科技成果掌握在手中沒有進行轉化,而一些農業企業空有資金和場地,但是亟需一些科研成果,因此把科技成果盡快轉化為生產力,是一項迫在眉睫的大事。通過轉化科技成果可使農業企業增加效益,使科研院所的成果進行生根發芽,這個轉化目標可以通過提高農業科技檔案的利用率來實現。農業科技檔案作為科研工作的歷史記錄,是許許多多科研工作者的心血和知識積累的精華,有較高的分析研究價值。在生產過程中,依據檔案中的記載數據,需要不斷地總結經驗,吸取經驗教訓,使農業科研工作更加規范化和科學化。

        2.1收集完整、整理科學、統計簡便,便于快速查找

        科研部門保管的科技檔案,能反映出本單位技術活動的基本面貌,項目負責人在申請時提出計劃,明確項目組科研人員形成積累有關科研項目文件材料的任務,并責成專人負責科研項目文件材料的收集、整理、立卷。項目組的科研人員從一開始的項目申報、項目立項、項目結題,在科研活動的每個階段過程中,都積極地參與,要按照歸檔范圍,認真收集、整理所形成的科研項目文件材料(包括一些文字、圖片、實物、音像資料),并進行科研材料的建檔歸檔,及時交給項目文件管理人員。在工作中要應做到對科研項目檔案內容、數量、編號、期限等做到統計簡便,各類檔案原則上按檔號存放,保證統計精確性,建立統計制度,編制必要的、切實可行的檢索工具。

        2.2科學保管、存放安全,建有規范檔案管理制度

        科研檔案應按期進行檢查,按照檔案管理“八防”(防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防盜)做好工作。嚴禁存放與保護檔案無關的各類雜物品,防止受到自然破壞,最大程度地延長檔案的“使用壽命”。科技檔案的核心內容是科技成果,大部分都具有自主知識產權,很多檔案都具有機密性,因此在存放過程中密字文檔必須有加密措施,紙質文檔加鎖放置在柜中儲存。文檔傳遞、查閱、借閱要必須要有登記、簽字手續,必須在規定時間內歸還,防止因時間長造成檔案的遺忘或遺失。在處理廢舊文檔的時候,要先充分考慮其的安全性,嚴格按規定程序處理。

        2.3現代化查詢、檢索系統,建有檔案管理的安全

        程序“精、準、廣、快”是信息社會人們對科技檔案信息需求的基本特點,運用先進技術手段管理檔案是實現科技檔案科學管理的必然趨勢??萍加媱潤n案數量多、面廣、專業性強,需要不斷完善服務方式和手段。現代社會是科技發展飛速的社會,科技檔案管理者要借助先進的科技手段,充分利用信息處理和網絡技術,搭建起快捷、實用的查詢檢索系統,來滿足農業科研工作者對技術檔案的檢索需求,提高檔案服務效率、質量和利用率。

        2.4信息數字化、配備現代化設備,保證數字真實可靠

        科技人員在農業生產中通過生產積累了大量的真實、可行的資料,這些資料大部分都以紙質材料的形式進行保存,存放這些資料需要消耗很大的物力和財力,尤其是存放空間的選定,同時還在注意保管和存放。隨著電子信息技術的發展,尤其是計算機的廣泛應用,檔案工作也由傳統手工操作朝著自動化方向發生了轉變,檔案的形式也由最初的紙質文本、實物向電子文檔、圖片和數據等形式發生了轉變。檔案數字化目前用的效率最高的是掃描法,經文字識別、校對后,轉化為可編輯的數字化檔案,便于廣大科技人員查詢使用[2]。

        3實現農業科技檔案科學管理的有效措施

        篇5

        (一)教學檔案具有周期性。

        技校教學工作的展開本身具有周期性,有正常教學期和假期,學制一般是二到三年,在教學期間需要制定一系列教學計劃,包括制定教學目標、安排教學進度、學生學籍管理、教師教案存儲、實踐活動安排、學習結果審核等所有工作都需歸檔保存,每個學期,每屆學生都需要進行有層次的分類,方便使用時查詢。

        (二)教學檔案具有系統性。

        技校從注冊開始一步步發展起來,教學規模越來越大,所招收的學生和教師的數量也越來越多,檔案數量越來越多,檔案管理工作也越來越繁重,不管是制定專業課還是實踐課的教學計劃、教學目標,還是學習效果檢驗的工作都是一個逐步完善、循環漸進的過程,從前到后的資料具有連續性的,是一個整體工程。

        (三)教學檔案具有通用性。

        同類型的技校之間的檔案雖然教學課程和教學目標可能有所不同,但是教學活動、教學方式還是有一定的共性,一般來說技校的學習時間都是二到三年,前期比較注重理論知識,后期注重實踐能力的培養。技校的招生在同一地區或是相近地區展開,教學課程更是具有相似性,對技校教學實踐進行記錄的檔案全面反映了技校的教學過程,體現了其中的優勢與不足,同類型的技??梢酝ㄟ^相互比較和學習,更好地改進本校的教學實踐。

        二、技校教學檔案管理的現狀

        近幾年技校發展狀況良好,學生和教師數量逐年增多,技校中的教學檔案也日益增多,教學檔案的存儲和維護對技校的管理工作也造成了巨大的挑戰,隨著信息技術的發展,全國技校檔案管理主要呈現以下幾個特點:

        (一)技校管理教學檔案的工作量大。

        由于技校的獨特工作性質,傳統專業不斷改進,新型專業不斷增加,學生人數逐年增多,管理難度越來越大,管理方式不斷更新,專業課程種類和數量也在增加,每年的教學檔案都需要進行篩選、不斷更新、變動頻繁,極大地增加了工作量。

        (二)技校教學檔案信息化程度較低。

        傳統的檔案管理方式依然是采用紙質材料分類存儲,這種方式容易毀壞,保存難度大,整理查找不方便快捷,消耗大量的人力物力。信息技術已經走進校園,運用到多媒體教學等多個領域,同樣信息技術也應該運用到檔案管理中,進行有效的分類、整理、查找、儲存,在檔案管理和運用方面發揮新科技的優勢。

        (三)技校教學檔案管理的標準化程度不高。

        一是大多數技校沒有嚴格的檔案管理模式和統一的制度要求,檔案分散不集中,搜集和保存不完整,沒有明確的責任人,材料有可能由于各方面的原因遺失,也可能發生人為的損壞,沒有成熟的管理計劃,不利于檔案管理工作的進行。二是多個技校之間缺乏互動合作,往往只是注重設立符合自身發展狀況的檔案管理制度和規范,適用于本校工作需要時查找利用,完全沒有考慮到同類型學校之間的彼此借鑒,導致同區域各技校的檔案管理工作存在較大的差異,甚至少數技校之間的檔案管理制度完全相悖,這就造成技校之間無法互通學習,不利于管理工作的改革,管理技術發展緩慢。

        (四)技校電子檔案缺乏完整性。

        有相當一部分技校已經采用了電子檔案管理模式,但是由于相關技術的限制,也由于實施時間的短暫,各方面的配合還不是很完善,管理人員運用信息技術管理檔案的技能不夠成熟,很多技校雖然采用了信息技術管理教學檔案,但是運用的程度極低,只是停留在表層,單純運用查找、檢索等基本功能,很多技校最后部分資料存檔的都依然是紙質材料,由于紙質材料的損壞和遺失,都會導致教學檔案不完整。技術運用不夠成熟,安全等級不夠,可能造成電子資料被盜,學生信息泄露等問題。各技校在教學檔案的管理工作中都存在或多或少的問題,增強電子檔案的運用技能有望解決這些問題。

        三、技校運用電子檔案的好處

        (一)電子檔案提高管理和運用資料的效率。

        電子信息技術擁有強大的信息處理能力,可以大幅度提高技校管理教學檔案的效率。技校的招生規模逐年增加,需要管理的教學檔案的數量增多,同時管理難度也增大,傳統的檔案管理模式需要大量的工作人員進行統計和分類,費時費力,在查找提取時也十分困難,容易出現錯誤,效率不高,無法配合發展迅速的教學水平。為了解決這些問題,教學檔案的管理應該引入信息化技術,提高處理檔案的工作效率。

        (二)電子檔案方便技校之間資源共享。

        電子檔案存儲、傳輸、下載方便快捷,可以實現各個技校之間教學檔案相互交流學習。紙質的檔案存儲時間有限,查詢繁瑣,相互調閱工作量大,程序復雜,對比困難,可能會造成文件丟失,利用率較低,但是電子檔案不存在這類問題,通過電子文檔處理系統,可以方便快捷地查找和篩選,快速準確找到需要的資料,也方便學校之間進行資料傳輸,時間短、準確性高,整體提升了檔案的利用率。

        (三)電子檔案存儲條件低。

        與紙質檔案相比,電子檔案更容易保存。紙質檔案的存儲形式受環境因素的影響大,保存環境不合理可能造成教學檔案的損壞,修復難度較大,而且大量的紙質文件需要的存儲空間大,也造成資源浪費。

        (四)電子檔案能提高文檔的安全性和時效性。

        電子檔案可以設計相應的讀取密碼等安全措施,保正文件只有相關人員能夠進行查詢,存儲和傳輸速度快,運用及時。

        四、電子教學檔案存在的風險

        檔案保護的安全等級不夠,由于電子檔案是在網絡上進行傳輸和儲存,互聯網載體也有保存壽命,會受到硬盤、使用不規范等問題的干擾,使文檔損壞,影響數據的讀取和使用,除此之外,最嚴重的是電子檔案的安全等級不夠,存在被無關人員盜取利用的風險,使學生身份資料以及一些教學內部資料流失。

        五、解決電子教學檔案風險的對策

        (一)保護存儲載體。

        電子檔案進行分級儲存,及時進行備份,規范使用方式,采用統一的讀寫規范,避免損壞文件;同時加大電子檔案的保護力度,采用較高的防護系統,建立電子檔案科學的管理方法、嚴格的管理技術,加強檔案在各個環節的安全性、保密性。

        (二)建立標準操作體系。

        規范檔案管理工作人員的使用方式,使專業人員掌握現代知識和技能,嚴格按照各項流程進行,為保證使用壽命使用多種媒介進行存儲,限制工作人員職權,防止對檔案進行無意刪減。

        (三)網絡使用。

        充分發揮網絡技術的優勢,使檔案真正實現數字化,建立學校檔案數據庫,做到信息同步接受、同步歸檔,保證電子檔案與數字信息完整歸檔,保證信息資源傳遞和信息查詢的有效性,以便實現檢索自動化。

        六、結語

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